エステサロンが電子カルテを導入するメリットは？おすすめのツールも

エステサロンが自店舗の業務効率化を図るために効果的な取り組みの1つが、「電子カルテ」の導入です。実際に、現在紙ベースで顧客カルテを管理しているエステサロンの経営者で、電子カルテの導入を検討している人もいるでしょう。

電子カルテの導入には、メリット・デメリットや、導入する前の注意点があるため、事前にポイントを確認した上で検討することが大切です。当記事では、電子カルテの基本知識に加えて、おすすめの製品も紹介するので、カルテの運用方法を改善したい経営者はぜひ参考にしてください。

1.　エステサロンにおける電子カルテ事情

電子カルテとは、お客さんの個人情報や診断内容、診断結果が記載されたカルテを、電子データとして保管できるものです。紙カルテのように保管場所を確保する必要がなく、1つのカルテを複数のサロンスタッフが同時閲覧することもできます。

電子カルテは、業務のIT化が進んでいる近年に浸透してきているものの、取り扱いの事情はエステサロンによって異なります。

たとえば、電子カルテは使い方に慣れるまでに時間がかかるので、経営を始めたばかりのエステサロンでは、気軽にメモを残せる紙カルテを採用するケースは少なくありません。経営が安定し、スタッフが業務に慣れてきたら電子カルテを導入するエステサロンもあります。

電子カルテを導入したいと考えている場合は、自店舗の状況に合わせて、導入タイミングや利用する製品を判断することが大切です。

2.　エステサロンが電子カルテを導入するメリット・デメリット

エステサロンの経営において、電子カルテの導入には業務効率化やペーパーレスによるコスト節約などのさまざまなメリットがあります。一方で、経営が安定していない、あるいは従業員が足りていない状況で導入しても、スムーズに運用できるようになるまで時間がかかります。電子カルテの導入には、タイミングが重要です。

他にも、導入の目的によってはデメリットになることもあるため、メリット・デメリットの両方を理解した上で、電子カルテを活用するかの判断をする必要があります。

2-1.　電子カルテ導入のメリット

エステサロンが電子カルテを導入する主なメリットは、以下の3つです。

・業務が効率化する
電子カルテは、紙カルテに比べて作成に時間がかかりません。さらに、見たいカルテを探す際には、オンライン上で簡単に検索できるので、カルテを取り扱う業務が全体的に効率化します。
効率化により余裕ができた時間や労力は、施術や来店したお客さんの受付など、他の重要な業務に充てられます。結果として、エステサロンへの顧客満足度アップや生産性向上などのメリットにもつながるでしょう。

・ペーパーレスによりコストを削減できる
紙カルテの作成や保管にかかっていた費用を削減できる点もメリットです。用紙代や印刷代、カルテ管理のために使用していた棚などの消耗品代が、すべて不要になります。電子カルテの運用コストはかかるものの、それぞれのコストを比較した場合、ペーパーレス化によるメリットのほうが大きければ導入を積極的に検討してもよいでしょう。

・ヒューマンエラーを減らせる
電子カルテはテンプレートが決まっているので簡単に作成でき、パソコンやタブレットで直接入力できる分、紙カルテよりも入力ミスや誤字脱字が発生しにくいメリットがあります。また、手書きの場合はスタッフによって字や書き方に特徴が出るため、閲覧する人の読み取りミスを減らすことも可能です。

2-2.　電子カルテ導入のデメリット

メリットがある一方でデメリットもあるので、両方を踏まえて導入を検討しましょう。

・慣れるまでに時間がかかる
電子カルテは、利用する製品によって操作方法やデザインが異なるため、スタッフが慣れるまでにある程度の時間がかかります。特に、経営が安定していないエステサロンが導入すると、慣れるための時間を確保できず、運営が停滞する可能性もあるため注意が必要です。

・運用コストがかかる
電子カルテの導入・運用には、初期費用や月額費用が発生します。金額によっては経営を圧迫する要素となるので、事前に利用料金を確認の上で導入を検討することが大切です。多くの電子カルテには、無料でお試しできるプランがあるので、実際に使用しながら費用対効果を確認するとよいでしょう。

・紙カルテからの移行に手間がかかる
紙カルテを電子化する際には、現在紙で保管しているカルテの内容を、電子カルテに入力し直す必要があります。特に、多くのお客さんが通うエステサロンや、開業からある程度の年数が経過しているエステサロンにとっては、大きな負担となるでしょう。全員で協力して短時間で終わらせる、毎日少しずつ行うなど、計画を立てて移行作業を進めるのがおすすめです。
また、電子カルテのサービス会社によっては移行サポートがあったり、紙カルテをスキャンして自動的に電子カルテを作成できたりする場合があるので、事前に確認しましょう。

3.　エステサロンが電子カルテを導入する際に確認すべきこと

エステサロンが電子カルテを導入するにあたっては、いくつかの注意点があります。使いやすさや運用コストはもちろん、経営するサロンに適した使い方ができるのかなど、ポイントを比較した上で導入を検討することが大切です。

ここでは、エステサロンが電子カルテを導入するにあたって確認すべき2つのポイントを紹介します。

3-1.　複数台導入する必要があるか

導入する電子カルテは1台でよいのか、導入店舗は1か所でよいのかを確認することが必要です。たとえば、お客さんの数が多いエステサロンや、電子カルテを取り扱うスタッフが複数いるエステサロンでは、1台だけの導入では業務が滞る可能性があります。

複数店舗を経営している場合、それぞれの店舗で電子カルテを導入すれば顧客情報を一元管理できるので、即座に情報共有が可能です。事前にお客さんの情報を把握した上でサービスを提供できるので、店舗に対する満足度が高まります。

3-2.　すでに使用している外部ツールと連携できるか

最近は、エステサロン運営に活用できる多くのツールがあるため、自店舗ですでに何らかの外部ツールを使っているのであれば、連携の可否も確認する必要があります。たとえば、予約管理システムや顧客管理システムを使っているのであれば、電子カルテと連携させることで、予約内容と診察履歴、個人情報などをひとめで把握可能です。わざわざお客さんの名前を確認した後に、別画面でカルテを探す必要がありません。

外部ツールと連携できないと、かえって労力が増す可能性があるので、導入前にかならず確認しましょう。

4.　エステサロンで電子カルテを導入するなら「L'aide」がおすすめ！

一口に電子カルテと言ってもさまざまな製品があるため、実際に探し始めてから、「どの製品を使えばよいのだろう」と悩む人もいるでしょう。エステサロンで電子カルテを導入したい場合は、「L'aide」がおすすめです。L'aideには、下記の特徴があります。

【L'aideの魅力】

L'aideは、ミヤタッチのサブスク会員になることで利用できます。

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まとめ

電子カルテは、お客さんの個人情報や悩み、治療結果などが記載されたカルテを、電子データとして保管できるものです。業務効率化やヒューマンエラーの防止など複数のメリットがある一方で、運用コストなどのデメリットもあるため、自店舗のニーズや状況に合わせた検討が必要です。

電子カルテの導入に迷っている場合は、ぜひ「L'aide」をご検討ください。ミヤタッチのサブスク会員になることで、L'aideをご利用いただけます。10日間の無料お試しも可能なので、一度使った上で導入を検討することも可能です。少しでも気になった人は、気軽にご連絡ください。

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